Privacy­verklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Ik ben Billal Nawabi en werk onder de naam Lead Monkeys. Ik ben verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die ik voor mijn eigen website, contactafhandeling en bedrijfsvoering verwerk.

Werk ik in opdracht van jouw organisatie met persoonsgegevens waarvoor jouw organisatie verantwoordelijk is? Dan leggen we de rollen en eventuele verwerkersafspraken afzonderlijk vast. Deze verklaring vervangt die afspraken niet.

2. Welke gegevens gebruik ik en waarom?

• Contact en aanvragen. Je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en de informatie die je in een bericht of gesprek deelt. Ik gebruik dit om je vraag te beantwoorden, contact te houden en een eventuele opdracht te bespreken. Vraag je zelf een opdracht aan, dan is de grondslag het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst met jou. Ben je contactpersoon van een organisatie of stel je een andere vraag, dan is mijn gerechtvaardigde belang het zorgvuldig afhandelen van dat zakelijke of door jou gezochte contact.
• Opdrachten en administratie. Contactgegevens, zakelijke gegevens, afspraken en, waar nodig, factuurgegevens. Ik gebruik deze voor de uitvoering van de overeenkomst en voor wettelijke administratieve verplichtingen.
• Websitegebruik. Na jouw toestemming kunnen meetdiensten informatie verwerken over bezochte pagina’s, interacties, verwijzende websites, cookies, browser en apparaat. Ik gebruik dit om de website te verbeteren en, bij marketingtoestemming, advertentieresultaten te meten en zakelijke websitebezoeken te herkennen.
• Werking en beveiliging. Technische verzoekgegevens, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, browserinformatie en foutmeldingen. Mijn gerechtvaardigde belang is een werkende, veilige website en het beperken van misbruik.

Je bent niet verplicht contact op te nemen. Het contactformulier vraagt wel om je naam, e-mailadres en bericht, omdat ik anders niet goed op je vraag kan reageren. Je telefoonnummer is optioneel. Je kunt ook rechtstreeks mailen of bellen.

Ik gebruik geen volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor jou. Formuliercontrole, opslag en verzending van een bevestiging kunnen wel automatisch gebeuren.

Koko, de websiteassistent

Koko is op deze website uitgeschakeld. Je kunt hier geen chat starten en deze website slaat geen nieuwe Koko-gesprekken op.

Eerdere testgesprekken blijven afgeschermd onder de bestaande bewaartermijnen. Voor vragen over een eerder gesprek of een verzoek om inzage of verwijdering kun je mailen naar info@leadmonkeys.nl. Vermeld een gespreksreferentie als je die hebt. Die referentie alleen geeft geen toegang tot het gesprek.

3. Wat gebeurt er met je formulierinzending?

Om geautomatiseerde spam te beperken, gebruikt het contactformulier een beveiligingscontrole. Een externe beveiligingsdienst verwerkt hiervoor technische gegevens over je browser en verbinding, zoals je IP-adres. Mijn gerechtvaardigde belang is bescherming van het formulier tegen misbruik. Je naam, e-mailadres en bericht worden niet meegestuurd met deze controle.

Je inzending wordt opgeslagen in een eigen, afgeschermde database voor Lead Monkeys. Ik bewaar je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bericht, inzenddatum en een uniek verzoeknummer. Ook leg ik vast welke versie van deze verklaring bij het formulier hoort en dat je de verwijzing hebt bevestigd.

Via mijn e-maildienst ontvang ik een melding met je inzending. Jij ontvangt een bevestiging op het ingevulde e-mailadres, met de gegevens die je hebt verstuurd. Daarbij worden verzendstatussen bijgehouden om fouten af te handelen en dubbele verzending bij herhaalpogingen te beperken.

De bevestiging bij het formulier is geen toestemming voor een nieuwsbrief of reclame. Ik gebruik deze gegevens voor contactafhandeling en de eventuele vervolgstappen waarover we afspraken maken.

Berichten worden niet automatisch openbaar gemaakt. Andere websitebezoekers en gewone websiteaccounts hebben geen toegang tot de inzendingen.

4. Hoe lang bewaar ik je gegevens?

Formulierinzendingen in de database

De maximale bewaartermijn is 730 dagen vanaf de inzending, ongeveer twee jaar. Dit geeft ruimte voor opvolging van een aanvraag en om terug te kijken op de bijbehorende contactafhandeling. Die maximale termijn betekent niet dat ieder bericht twee jaar nodig blijft: gegevens moeten eerder weg wanneer het doel is afgerond en bewaren niet meer noodzakelijk is.

Verwijdering van inzendingen en gekoppelde mailopdrachten gebeurt na mijn beoordeling, niet zonder voorafgaande controle. Ik zorg dat deze beoordeling tijdig vóór het einde van de bewaartermijn plaatsvindt. De beoordeling verlengt de maximale bewaartermijn niet.

E-mails

Contactmails hebben geen automatische verwijdertermijn van twee jaar. Ik bewaar ze zolang ze nodig zijn voor contact, een lopende samenwerking of het onderbouwen van gemaakte afspraken. Ik beoordeel of dat nog nodig is en verwijder gegevens wanneer die noodzaak vervalt, tenzij een wettelijke verplichting of een concreet juridisch belang verdere bewaring vereist.

Verwijdering uit de database verwijdert niet automatisch de kopieën in mijn mailbox of Verzonden items. Een verwijderverzoek beoordeel ik daarom voor beide systemen. De bevestigingsmail in jouw eigen mailbox valt onder jouw beheer.

Minimaal één keer per twaalf maanden beoordeel ik welke contactgegevens nog nodig zijn. Is eerder duidelijk dat gegevens niet meer nodig zijn, nadert een bewaartermijn of ontvang ik een privacyverzoek? Dan wacht ik niet op die jaarlijkse beoordeling.

Andere gegevens

Voor Koko geldt een maximale bewaartermijn van 730 dagen vanaf de start van het gesprek, ongeveer twee jaar. Nieuwe berichten verlengen die termijn niet. Ik beoordeel vóór het einde van de termijn of de gegevens weg moeten en verwijder ze eerder wanneer bewaren niet meer noodzakelijk is voor de afhandeling of het onderzoeken van een concrete fout of misbruik. Verwijdering gebeurt na mijn controle, niet automatisch. Die controle verlengt de maximale termijn niet. Deze termijn blijft ook voor eerdere testgesprekken gelden zolang Koko is uitgeschakeld.

Voor zakelijke administratie geldt de toepasselijke wettelijke bewaarplicht. Technische beveiligingsgegevens bewaar ik alleen zolang nodig voor het onderzoeken en afhandelen van fouten of misbruik. Cookiegegevens en gegevens bij externe diensten hebben eigen termijnen en criteria; de tweejaarstermijn voor formulieropslag geldt daar niet automatisch voor.

5. Cookies en jouw keuzes

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Noodzakelijke opslag zorgt dat functies en je privacykeuze werken. Analytische cookies, marketingcookies en externe inhoud staan standaard uit en worden pas geladen na toestemming voor de betreffende categorie.

• Functioneel en essentieel. Je cookiekeuze wordt lokaal in je browser bewaard totdat je die wijzigt of de browseropslag wist. Na een geslaagde formulierinzending wordt een noodzakelijke cookie voor de bedankpagina geplaatst, met een geldigheid van tien minuten. Die bevat geen naam, e-mailadres of bericht.
• Analytisch. Meetdiensten helpen mij websitegebruik, interacties en prestaties te begrijpen. Een dienst maakt sessieopnamen en heatmaps, die laten zien hoe bezoekers pagina’s gebruiken. Het contactformulier is gemarkeerd om de inhoud in die sessieopnamen te maskeren.
• Marketing. Een advertentiedienst helpt advertentieresultaten en contactacties te meten. Een dienst voor zakelijke bezoekersherkenning koppelt technische bezoekgegevens aan bedrijfsinformatie.
• Personalisatie. Deze keuze laadt externe inhoud voor de afsprakenagenda, video’s en het formulier voor de gratis SEO-scan. Zonder die toestemming blijven deze onderdelen geblokkeerd; je kunt rechtstreeks contact opnemen.

Je kunt optionele cookies weigeren en de gewone website en het contactformulier blijven gebruiken. Toestemming kun je via Cookie-instellingen wijzigen of intrekken. Dat stopt toekomstig laden van de betreffende diensten, maar verwijdert niet automatisch gegevens die een leverancier eerder rechtmatig heeft verwerkt.

Bij Cookie-instellingen vind je onder ‘meer info’ welke aanbieders bij de analytische en marketingcategorie horen. Als je beide categorieën toestaat, krijgen de analytische meetdiensten ook een toestemmingssignaal voor advertentiedoeleinden.

De beveiligingscontrole van het contactformulier staat los van toestemming voor analytische en marketingcookies.

Zolang Koko is uitgeschakeld, plaatst deze website geen Koko-sessiecookie en worden hier geen gesprekken hersteld.

6. Externe diensten en ontvangers

Voor hosting, mail en de hieronder genoemde functies gebruik ik leveranciers. Zij kunnen gegevens ontvangen die nodig zijn voor hun functie. Ik verkoop je contactgegevens niet.

• Hosting. Een hostingdienst biedt de server voor mijn eigen database met contactinzendingen en Koko-gesprekken. Die server staat in Duitsland. Zie de privacyinformatie van de hostingdienst.
• E-mail. Mijn zakelijke e-maildienst verwerkt contactmails en bezoekersbevestigingen. Zie de privacyinformatie van de e-maildienst.
• Antispambeveiliging. De externe beveiligingsdienst beoordeelt technische signalen om bots te herkennen en gebruikt die ook om de botdetectie te verbeteren. Voor dat eigen doel is de dienst zelf verantwoordelijk. Zie de privacyinformatie over de antispamcontrole.
• Bezoekstatistieken. Een analysedienst verwerkt na analytische toestemming bezoek- en gebeurtenisgegevens. De instelbare bewaartermijn voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens staat op 14 maanden. Bij nieuwe activiteit begint de bewaartermijn voor de gebruikers-ID opnieuw. Dit verlengt niet de bewaartermijn van afzonderlijke gebeurtenissen. Voor verzamelde rapporten geldt een andere bewaarsystematiek. Zie de privacyinformatie van de statistiekendienst en de uitleg over gegevensbewaring.
• Zoekprestaties. Ik gebruik rapportages over zoekopdrachten, vertoningen, klikken en pagina’s in zoekresultaten om de website te verbeteren. Deze rapportages tonen geen namen of e-mailadressen van zoekers. Zie de privacyinformatie bij zoekrapportages.
• Sessieopnamen en heatmaps. Een analysedienst verwerkt na analytische toestemming interacties en gemaskeerde sessieopnamen. De dienst noemt voor gewone opnamen 30 dagen en voor heatmaps, klikgegevens en gemarkeerde sessies negen maanden. Zie de bewaartermijnen voor sessieopnamen en heatmaps en de privacyinformatie van de sessieopnamedienst.
• Advertentiemeting. Een advertentieplatform verwerkt na marketingtoestemming bezoek- en interactiegegevens. Het kan deze aan bestaande platforminformatie koppelen. Zie de privacyinformatie van het advertentieplatform.
• Zakelijke bezoekersherkenning. Een dienst koppelt na marketingtoestemming technische bezoekgegevens aan bedrijfsinformatie. Zie de privacyinformatie over zakelijke bezoekersherkenning.
• Afsprakenagenda. De afsprakenplanner verwerkt bij het plannen van een afspraak de gegevens die je daar invult en technische bezoekgegevens. De ingesloten agenda laadt na personalisatietoestemming. Een directe link opent de planner buiten deze website. Zie de privacyinformatie van de afsprakenplanner.
• Gratis SEO-scan. Een externe scandienst verwerkt de gegevens die je in het scanformulier invult, zoals naam, e-mailadres, website-URL en zoekterm, om de scan te maken en te versturen. Dit formulier is een andere verwerking dan mijn eigen contactformulier en valt niet automatisch onder de bewaartermijn van 730 dagen voor dat contactformulier. Zie de privacyinformatie van de SEO-scandienst.
• Video’s. Een videoplatform verwerkt technische gegevens wanneer een toegestane video wordt geladen of afgespeeld. De speler gebruikt een privacyvriendelijkere insluitvariant, maar is daardoor niet vrij van gegevensverwerking. Zie de privacyinformatie van het videoplatform.
• Externe berichten. Via de contactlinks kun je een externe berichtendienst openen. Die dienst verwerkt de gegevens die je daar deelt. Zie de privacyinformatie van de berichtendienst.

Leveranciers kunnen voor bepaalde eigen doeleinden ook zelf verantwoordelijk zijn. Ik deel daarnaast alleen noodzakelijke gegevens met een afgesproken ondersteuner voor een opdracht of wanneer de wet mij daartoe verplicht.

7. Verwerking buiten Europa

Mijn eigen database met contactinzendingen en Koko-gesprekken staat in Duitsland. Externe leveranciers kunnen gegevens daarnaast buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. De afsprakenplanner vermeldt bijvoorbeeld opslag in Amerikaanse datacenters. Een server in Duitsland of toestemming voor externe inhoud betekent niet dat alle gegevens binnen Europa blijven of dat iedere internationale doorgifte automatisch is toegestaan.

Voor verwerking buiten de Europese Economische Ruimte gelden extra AVG-eisen. Welke afspraken en beschermingsmaatregelen nodig zijn, hangt af van de leverancier en de verwerking.

Ook de beveiligingsdienst kan gegevens buiten Europa verwerken. Zijn privacybeleid over internationale verwerking beschrijft de bescherming via het EU-U.S. Data Privacy Framework en aanvullende contractuele waarborgen.

8. Beveiliging en gevoelige gegevens

Ik gebruik een beveiligde HTTPS-verbinding en beperk de toegang tot opgeslagen inzendingen en beheerinstellingen. Binnen Lead Monkeys heb alleen ik beheertoegang. Websitegebruikers krijgen geen databasebeheertoegang. Het contactformulier heeft invoercontroles, een verborgen antispamveld en begrenzing van herhaalde verzoeken. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan ieder incident voorkomen.

Stuur via het formulier geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen, BSN, medische gegevens of andere gevoelige informatie die niet nodig is voor je vraag. De website is niet gericht op kinderen. Denk je dat onnodige gevoelige gegevens of gegevens van een minderjarige zijn opgeslagen, of vermoed je misbruik? Neem contact op via info@leadmonkeys.nl, zodat ik dit kan beoordelen en aanpakken.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt mij vragen welke persoonsgegevens ik van je verwerk, om inzage of een kopie vragen en onjuiste gegevens laten corrigeren. Je kunt ook een verzoek doen om verwijdering, beperking van verwerking of, waar van toepassing, gegevensoverdracht.

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming voor optionele verwerking kun je intrekken; dat verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken.

Mail je verzoek naar info@leadmonkeys.nl. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of er veel verzoeken zijn, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; ik laat dat binnen de eerste maand weten en leg uit waarom. Rechten kunnen wettelijke uitzonderingen hebben, bijvoorbeeld wanneer administratie moet worden bewaard.

Ik vraag niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs. Bij redelijke twijfel controleer ik je identiteit met zo min mogelijk aanvullende gegevens, om te voorkomen dat ik gegevens aan een ander verstrek.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ik hoor het graag als je een vraag of bezwaar hebt, maar je hoeft niet eerst bij mij te klagen.

10. Wijzigingen in deze verklaring

Als mijn werkwijze of gebruikte diensten veranderen, werk ik deze verklaring bij. De versiedatum staat bovenaan. Bij belangrijke veranderingen in de verwerking informeer ik betrokkenen waar dat nodig is.